Assistant(e) - CDD 12 mois (perspective de prolongation) - Délégation HAUTE-NORMANDIE H/F

Dans le cadre des objectifs de la Délégation de Haute-Normandie et de son projet de Délégation, sous la responsabilité du délégué, l’assistant(e) assure des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui aux acteurs de la Délégation. Il/elle accompagne, prépare, facilite le travail du délégué et s’assure du suivi. Il/elle assure des activités de secrétariat classique et a un rôle central dans la Délégation, notamment dans le domaine du recueil, de la gestion et de la diffusion d’informations, dans la gestion de dossiers spécifiques et dans l’animation d’une équipe bénévole administrative.

• Assiste le délégué et les autres membres du Bureau :
  
  • Appuie le délégué en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications. Alerte son délégué sur des situations délicates en termes d’organisation et de relations humaines
  • Organise et assure la communication interne entre tous les acteurs de la Délégation. Organise le suivi de l’information de la délégation : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de message, orientation vers équipes locales, partenaires associatifs, sociaux…
  • S’assure du suivi des mandats des bénévoles en responsabilité.
• Gère le secrétariat de délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles :
  • Assure et organise l’accueil physique des personnes
  • Gère le courrier et la messagerie électronique, collecte, enregistre, traite, diffuse et affranchit. Centralise les informations et courriers entrants et sortants : organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique
  • Elabore, rédige et met en page des courriers, notes, comptes rendus, procédures,
  • Gère les stocks, des outils de communication pour les campagnes (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les fournitures de bureau…
  • Gère la base bénévole et administre G2A, forme à l’outil
  • S'assure de la bonne tenue de la caisse.
• Assure une gestion administrative en lien avec les acteurs de la délégation, de la région, de l’Espace et du national :
  • Coordonne, appuie et organise le soutien administratif et logistique à l’animation générale et thématiques de la Délégation
  • Collecte les informations et met en forme avant transmission : bilan annuel des Statistiques de pauvreté, dossier et instruction administrative des dossiers de subventions sous la responsabilité du trésorier
  • Gère le travail administratif des formations des bénévoles sous la responsabilité du coordinateur d’animation
  • Participe à la gestion des locaux : contrats, sécurité, convention à la gestion des sinistres et des assurances (bénévoles, véhicules, locaux.) en lien avec la comptable, et à la gestion des véhicules (entretien technique et CT)
  • Assure tout ou partie de la gestion courante et administrative des ressources humaines salariés, stagiaires et volontaires civiques de la Délégation pour les recrutements et les départs, le suivi de la Médecine du Travail, la déclaration annuelle…
  •  Anime et accompagne une équipe de bénévoles pour contribuer à la réalisation des missions (secrétariat, standard téléphonique,)
  • Recrute les bénévoles administratifs pour la Délégation

• Assure le tutorat et accompagne les stagiaires administratifs.
• Assure l’organisation des rencontres et évènements, le suivi logistique de certaines activités et participe à la vie de la délégation et de la région : Contribue à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation salle, transports, fournisseurs,