Créée en 2009 par le Secours Catholique Caritas France, la Fondation Caritas France est une fondation reconnue d’utilité publique dédiée à la lutte contre la pauvreté et l’exclusion, en France et à l’international. Elle soutient chaque année plusieurs centaines d’initiatives solidaires, abrite plus de 100 fondations engagées dans des projets philanthropiques, et anime une communauté d’acteurs œuvrant pour un monde plus juste et fraternel.
Pour appuyer ses diverses activités, la Fondation recrute un·e assistant·e administratif·ve pour renforcer son équipe basée à Paris.
Rattaché·e à la directrice administrative et financière et en appui de la déléguée générale, en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe (13 personnes), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et logistique de la Fondation. Vos principales missions seront les suivantes :
Gestion administrative générale
- Secrétariat de direction : gestion d’agenda, accueil (téléphonique et physique), organisation de réunions ;
- Traitement du courrier entrant et sortant ;
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers (papier et numérique) ;
- Gestion des fournitures de bureau (commandes,fournitures) ;
- Gestion des formalités administratives de la gouvernance et des démarches administratives auprès des autorités de tutelle et auprès des banques ;
- Gestion et diffusion des comptes rendus de réunions de la gouvernance ;
- Élaboration des planning de congés et de réunions de l’équipe et de la
gouvernance ; - Appui au service donateurs pour la gestion des reçus fiscaux et les réponses aux donateurs.
Appui à la gestion budgétaire
- Suivi des factures et des engagements de dépenses et des financements ;
- Participation à la préparation budgétaire annuelle ;
- Mise à jour régulière des tableaux de suivi budgétaire ;
- Relations avec les fournisseurs et prestataires : commandes, livraisons, contrats et suivi des prestations, tenue à jour des fournisseurs.
Appui aux événements et à la vie collective
- Participation à l’organisation logistique des événements internes et externes (Journée des fondations, rencontres partenaires, séminaires, événements donateurs) : réservation salle, traiteur, transports, badges, matériel informatique et vidéo, etc.)