Dans le cadre d'un remplacement pour arrêt maladie

Dans le cadre des objectifs de la délégation et selon les orientations et principes d’action du Secours Catholique, le/l’ assistant(e)  assure des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui des acteurs de la délégation, notamment l’équipe des salariés.

 Il/elle accompagne, prépare, facilite le travail de son/sa supérieur hiérarchique et s’assure du suivi. Il/elle assure des activités de secrétariat classique et a un rôle central dans la délégation, notamment dans le domaine du recueil et de la diffusion d’informations, dans la gestion de dossiers spécifiques et dans l’animation d’une équipe bénévole administrative.

●   Ce poste nécessite dans l’idéal un temps de travail à plein temps 35h00/semaine.

●   Le poste est localisé à Quimper pour permettre une plus grande fluidité dans le suivi des dossiers avec le manager. Les modalités de travail peuvent être aménagées de manière transitoire en fonction des sujets.

1/ Assiste le délégué et les autres membres du bureau

• Appuie le délégué en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications. Alerte son délégué sur des situations délicates en termes d’organisation et de relations humaines
• Organise et assure la communication interne entre tous les acteurs de la délégation. Organise le suivi de l’information de la délégation : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de message, orientation vers équipes locales, partenaires associatifs, sociaux...
• Veille à la tenue des agendas et des plannings (activités, congés, véhicules, salles réservées)
• S’assure du suivi des mandats des bénévoles en responsabilité

2/ Gère le secrétariat de délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles

• Assure et organise l’accueil physique des personnes
• Gère le courrier et la messagerie électronique, collecte, enregistre, traite, diffuse et affranchit. Centralise les informations et courriers entrants et sortants : organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique
• Elabore, rédige et met en page des courriers, notes, comptes rendus, procédures, outils de communication (ex : journal de la délégation, tracts, affiches....) Contribue à la réalisation du compte rendu d’activité de la délégation, ainsi qu’aux outils de communication interne et externe.
• Gère les stocks, des outils de communication pour les campagnes (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les fournitures de bureau...
• Gère la base bénévole et administre 'Tous acteurs', forme à l’outil
• Tient la caisse

• Anticipe prépare et contrôle le travail remis aux bénévoles
• Contribue aux recrutements des bénévoles administratifs pour la délégation, les accueille, les conseille et les forme
• Assure le tutorat et accompagne les stagiaires administratifs
• Assure l’organisation des rencontres et évènements, le suivi logistique de certaines activités et participe à la vie de la délégation et de la région
• Contribue à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation salle, transports, fournisseurs, convocations
• Participe à différentes rencontres et évènements : conseil d’animation, Equipe d’Animation Territoriale (en fonction des circonstances), réunion de salariés (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle), évènement régional (ex. colloques, Groupe de Travail Régional), rencontres spécifiques (comité départemental, Collecte Nationale...), rencontres administratives
régionales
• Conseille et contribue à former bénévoles et salariés de la délégation dans ses domaines d’activité
• Contribue à la « gestion de maison » et aux moments conviviaux avec les salariés, bénévoles, accueillis. Veille au bon fonctionnement de la « maison » et aux normes et consignes de sécurité (affichages et autres) et à l’approvisionnement des besoins élémentaires